Deze handleiding beschrijft hoe je openstaande diensten kunt beheren in het systeem.
Om openstaande diensten te beheren, ga je naar het menu en klik je op de module "Openstaande diensten". Hier zie je een lijst van openstaande diensten per pagina, met een maximum van 100 per pagina. Je zult alleen diensten zien vanaf het heden en geen diensten uit het verleden. Je kunt navigeren tussen pagina's door op de knoppen "Vorige" en "Volgende" te klikken. Boven deze knoppen zie je het paginanummer en het totaal aantal pagina's.
Er zijn vier kopjes beschikbaar om openstaande diensten te beheren:
Let op! U dient de openstaande diensten die zijn uitgezet weer terug te zetten naar "open" en weer uit te zetten, mocht je een nieuwe medewerker inschrijven binnen TaskTime. Hij zal deze diensten alleen verzenden naar de medewerkers naar wie je ze hebt gepusht.
Je kunt openstaande diensten beheren door in het kopje "Open" een leeg vakje aan te vinken. Als je dit doet, komt er vanuit rechts een menu tevoorschijn waarin je kunt kiezen uit verschillende opties:
Als je kiest voor "Toewijzen aan", kun je rechtstreeks een of meerdere openstaande diensten koppelen aan een medewerker.
Als je kiest voor "Reacties vragen van medewerkers", krijg je een lijst van medewerkers te zien waaruit je kunt kiezen. Je kunt in de zoekbalk bovenin filteren op groepen die je hebt aangemaakt in de groepen module, op beroepen, op woonplaats, enz. Je kunt dan kiezen naar welke medewerkers je openstaande diensten wilt pushen door medewerkers te selecteren. Zodra je medewerkers hebt geselecteerd, krijg je een lijst te zien van de medewerkers die zijn geselecteerd. Er zijn twee kleuren: groen en rood. Groen betekent dat er geen conflicten plaatsvinden in het rooster of eventueel met geschiktheid of beschikbaarheid. Rood betekent dat er wel conflicten plaatsvinden in het rooster, op geschiktheid of op beschikbaarheid. Onderin kun je kiezen uit de optie "Automatisch toewijzen bij eerste reactie" of "Wachten op reactie". Je kunt optioneel de medewerkers die in het rood zijn gekleurd aanvinken om deze diensten te verzenden. Als alles is ingevuld naar behoren, druk je op "Versturen" en dan zullen de diensten worden gepusht naar de medewerkers. Onder het kopje "Aanbod" kunnen de medewerkers reageren op de diensten die zijn uitgezet.
Als je kiest voor "Assistent planner", krijg je te zien welke medewerkers een match zijn voor de openstaande dienst. De assistent planner houdt rekening met beschikbaarheid, beroep, woon-werkverkeer, of een medewerker eerder op de locatie heeft gewerkt, contracturen, enz. De kleuren die je ziet zijn goud, zilver en brons:
Door op het telefoonicoontje te hoveren met je muis, zie je het telefoonnummer van de desbetreffende medewerker. Door op het e-mailicoontje te hoveren, krijg je het e-mailadres in beeld. Door op de knop "Toewijzen" te klikken, wijs je de dienst toe aan de desbetreffende medewerker. Links bovenin kun je het percentage zien van de beste match. Door op de knop "Overslaan" te klikken, slaat de huidige openstaande dienst over en springt deze over naar de volgende selectie. Rechts in beeld kun je de relatie vestiging, eventueel de afdeling, zien, de werktijden, pauze, slaaptijd en hoeveel gewerkte uren het zullen zijn, en het beroep. Om de assistent planner te sluiten, druk je op het kruisje rechtsboven.
Als je kiest voor "Verwijderen", kun je openstaande diensten verwijderen.
We hopen dat deze handleiding je helpt bij het gebruik van de openstaande diensten module in TaskTime. Neem contact op met de klantenservice als je nog vragen hebt of hulp nodig hebt bij het gebruik van de module.