Welkom bij TaskTime!
In deze korte handleiding krijgt u een overzicht van wat de mogelijkheden zijn binnen het medewerkersportaal van TaskTime®. Deze handleiding is bedoeld om u op een overzichtelijke manier te voorzien van informatie over hoe bepaalde zaken zijn geregeld voor u als medewerker. Verder vindt u informatie over hoe u TaskTime® kunt gebruiken en welke mogelijkheden het biedt voor u als medewerker. U kunt alleen over deze mogelijkheden beschikken, als u een mail van TaskTime® heeft gehad, waarin staat dat er een gebruikersaccount voor u is aangemaakt.
Om de eerste keer in te kunnen loggen, heeft u de mail nodig die u heeft ontvangen van TaskTime®. In deze mail staat uw gebruikersnaam, (tijdelijke) wachtwoord en uw mobiele telefoonnummer. Let op: het is mogelijk dat sommige mails van TaskTime® in uw spam box belanden.
Ga naar www.TaskTime.nl/portal of download onze TaskTime® app via de Google Play Store of de iOS App Store. Hier ziet u het inlogscherm van TaskTime®. Vul uw gebruikersnaam en wachtwoord in en klik vervolgens op ‘’Doorgaan’’. U bent nu ingelogd op TaskTime®.
Indien u de TaskTime® app heeft gedownload en hier bent ingelogd, kunt u de volgende keren hier direct gebruik van maken. Om opnieuw in te loggen via onze website, maakt u gebruik van uw gebruikersnaam en wachtwoord. Als u uw gebruikersnaam verkeerd invult, zal het systeem de volgende foutmelding geven: ‘’Gebruikersnaam bestaat niet’’. Wanneer uw wachtwoord niet correct is, zal het systeem de volgende foutmelding geven: ‘’Wachtwoord incorrect’’.
Als beide gegevens juist zijn ingevuld, kunt u op ‘’Doorgaan’’ kunt klikken. U bent nu ingelogd in TaskTime®.
Wanneer u uw wachtwoord bent vergeten, dient u bij het inlogportaal te klikken op ‘’Wachtwoord vergeten’’. Hierbij vult u uw e-mailadres (gebruikersnaam) in, waarna er een mail wordt gestuurd naar dit adres met daarin uw nieuwe wachtwoord. Na het inloggen, kunt u uw wachtwoord wijzigen door naar ‘’Instellingen’’ te gaan.
Nadat u bent ingelogd, kunt u eenvoudig uitloggen door in het scherm te klikken op het icoontje ‘’Uitloggen’’. Via de TaskTime app kan er uitgelogd worden door rechts bovenin op het icoontje van de instellingen te klikken. Hierna ziet u een knop ‘’uitloggen’’ in beeld.
Wanneer u correct bent uitgelogd, wordt u teruggestuurd naar het inlogscherm van TaskTime®.
In de instellingen kunt u uw wachtwoord wijzigingen. Om dit te wijzigen dient u, na het inloggen, naar ‘’Instellingen’’ te gaan. Hier heeft u de mogelijkheid om uw wachtwoord aan te passen. Nadat u de gegevens heeft gewijzigd, dient u op ‘’Wijzigingen opslaan’’ te klikken. Uw gegevens zijn nu aangepast. De volgende keer dient u met uw nieuwe wachtwoord in te loggen.
Wanneer u bent ingelogd, krijgt u direct het dashboard te zien. Via deze icoontjes kunt u direct naar de module gaan die u op dat moment nodig heeft. Deze icoontjes zijn de modules die ook terug te vinden zijn in het hoofdmenu, aan de linkerkant, van TaskTime®. Er kan op elk moment terug worden gegaan naar het dashboard door in het hoofdmenu te klikken op ‘’Dashboard’’.
Indien u gebruik maakt van de TaskTime® app, ziet u na het openen direct op uw dashboard uw 3 eerstvolgende diensten staan. De timer geeft aan over hoelang uw eerstvolgende dienst begint. Verder vindt u hier uw diensttijden, eventuele pauzes en informatie over de vestiging (en afdeling) waar uw dienst plaatsvindt. Via de navigeer knop kan er direct worden genavigeerd naar het adres van de locatie waar uw dienst is. Door in de TaskTime® app onderin op het ‘’Huisje’’ te klikken, gaat u terug naar dit dashboard.
In het rooster kunt u al uw diensten inzien wanneer u bent ingepland. U ziet hier per week overzichtelijk waar en wanneer u moet werken en of uw dienst pauze en/of slaaptijden bevat. Door op het informatie icoontje te klikken rechts van de dienst, krijgt u alle informatie over deze dienst te zien. In de TaskTime® app is deze informatie direct inzichtelijk onder uw dienst. Met de pijltjes links en rechts van de huidige week, kunt u uw rooster inzien van voorgaande en komende weken.
Bij beschikbaarheid kunt u zelf aangeven wanneer u beschikbaar bent om te kunnen werken. Op deze manier ziet uw opdrachtgever direct of u beschikbaar bent voor eventuele diensten. U kunt uw beschikbaarheid zover vooruit plannen als u al weet. Door op de pijltjes links en rechts van de week te klikken, kunt u uw beschikbaarheid van voorgaande en komende weken inzien.
Uw beschikbaarheid wordt standaard als ‘’Niet Beschikbaar’’ weergegeven. Dit ziet u aan het rode schuifbalkje dat rechts naast de desbetreffende dag staat. Indien u wel beschikbaar bent die dag, klikt u op het rode schuifbalkje. Het balkje verandert van rood naar groen. U kunt nu aangeven of u de gehele dag beschikbaar bent of een gedeelte van de dag. Bent u de hele dag beschikbaar, dan klikt u op het vakje voor de tekst ‘’Hele dag’’.
Bent u niet de gehele dag beschikbaar, dan klikt u op het vakje voor de tekst ‘’Tijdblokken’’. Er komt nu een extra balk tevoorschijn onder deze dag. Hierin kunt u aangeven tussen welke tijden u die dag wel beschikbaar bent. Door op ‘’Extra tijdblok aanmaken’’ te klikken, verschijnt er nog een tijdblok voor diezelfde dag. Hierin kunt u ook aangeven op welke tijden u beschikbaar bent. Dit is handig als u een bepaald moment van de dag niet beschikbaar bent door bijvoorbeeld een afspraak, maar de rest van de dag wel. Door 2 tijdblokken in te vullen, kunt u zo aangeven tot wanneer u beschikbaar bent en vanaf wanneer u weer beschikbaar bent.
Wanneer u uw beschikbaarheid voor een gehele week hebt opgegeven, klikt u rechts bovenin op ‘’Opslaan’’. Uw beschikbaarheid is nu doorgegeven en ook zichtbaar voor uw opdrachtgever.
Mocht uw beschikbaarheid later nog wijzigen, dan kunt u deze altijd aanpassen. Pas deze aan naar de huidige situatie en klik rechts bovenin opnieuw op ‘’Opslaan’’. Uw wijzigingen zijn nu doorgegeven en zullen ook direct zichtbaar zijn voor uw opdrachtgever.
Bij het accorderen kunt u uw gewerkte uren na elke week controleren, eventueel aanpassen, en vervolgens accorderen. Door op het pijltje links van de week te klikken, kunt u uw geaccordeerde rooster van voorgaande weken inzien. U kunt bij het accorderen geen komende weken inzien.
Aan het einde van elke week kunt u zelf uw uren accorderen. Dit kan vanaf die week vrijdagavond 18:00 uur tot de week erop maandagavond 23:59 uur.
Bij het accorderen ziet u uw rooster staan van afgelopen week met de mogelijkheid om deze aan te passen waar nodig. U ziet waar en wanneer u gewerkt heeft. Per dienst kunt u uw woon-werkverkeer kilometers doorgeven, eventuele bijzondere (werk-werk) kilometers, kunt u uw werktijden aanpassen en uw pauze wijzigen. Voor elke aanpassing die u maakt, geldt dat u een reden van wijziging moet opgeven. Zonder een reden, kunnen uw wijzigingen niet worden opgeslagen. Tussentijds kunt u uw eventuele wijzigingen opslaan door op de knop ‘’Wijzigingen opslaan’’ te klikken. Uw wijzigingen worden dan opgeslagen en doorgegeven aan de planner, maar zijn nog niet definitief. Dit betekent dat u nog aanpassingen kunt doen voor maandagavond 23:59 uur. Zodra u klikt op ‘’Deze week accorderen’’ zullen uw wijzigingen definitief worden doorgegeven aan uw planner en kunt u zelf geen aanpassingen meer maken.
Indien u niet zelf voor maandagavond 23:59 uur uw uren accordeert, zal het systeem de uren automatisch opslaan zoals deze in uw rooster staan. U kunt uw uren nu niet meer zelf aanpassen.
Door bij het accorderen op de knop ‘’urenbrief genereren’’ te klikken, ontvang je per mail een urenbriefje. Op dit urenbriefje zijn al uw gewerkte uren, kilometers, pauzes en slaaptijden terug te vinden. Zo ziet u overzichtelijk waar, wanneer en hoeveel uur u in die week gewerkt heeft. Als ZZP’er kunt u aan de hand van deze urenbriefjes eenvoudig uw eigen facturen maken.
Bij het aanbod ziet u diensten waarop u kunt reageren. Hier kunt u per dienst aangeven ‘’Ik wil deze dienst’’ of ‘’Weigeren’’. Op deze manier geeft u aan of u beschikbaar bent om een dienst te werken. De planner kan diensten uitzetten waarbij u na het aangeven dat u de dienst wilt, te zien krijgt ‘’Wachten op reactie van de planner’’ of waarbij u na het reageren ziet ‘’Gelukt! De dienst is succesvol verwerkt in uw rooster’’. Bij het wachten op reactie heeft de planner aan meerdere medewerkers gevraagd om door te geven of ze wel of niet beschikbaar zijn. U ziet dan bij ‘’Status’’ op een later moment of de dienst wel of niet aan u is toegewezen. Krijgt u de melding dat de dienst succesvol in uw rooster is verwerkt, dan betekent dit dat de dienst aan u is toegewezen.
Binnen TaskTime® is het voor u als medewerker mogelijk om met hetzelfde account voor meerdere opdrachtgevers te werken. Indien u verschillende opdrachtgevers heeft die allemaal met TaskTime® werken, kunt u overal hetzelfde mailadres doorgeven. Nadat u bent ingelogd in TaskTime®, kunt u eenvoudig wisselen tussen al uw opdrachtgevers. U hoeft dus maar één keer in te loggen op TaskTime® of de TaskTime® app om alles te kunnen zien van al uw opdrachtgevers! Bovenin uw account verschijnt een blauwe balk waarin al uw opdrachtgevers staan. Door erop te klikken, kunt u eenvoudig wisselen van opdrachtgever. Per opdrachtgever kunt u uw rooster inzien, beschikbaarheid doorgeven, gewerkte uren accorderen en reageren op het aanbod van diensten.