De module Planning is een krachtig hulpmiddel om uw diensten in te plannen en te beheren. In deze handleiding leest u hoe u deze module kunt gebruiken.
Helemaal links in de module Planning ziet u een overzicht van uw openstaande diensten. U kunt filteren op relatie of vestiging door deze in het balkje in te typen. Hierdoor worden alleen de openstaande diensten weergegeven waarop u heeft gefilterd.
Dit overzicht kunt u openen en sluiten door rechtsboven op het kalendertje te klikken. In deze kalender staat ook een rode cirkel. Hierin staat het aantal openstaande diensten dat u heeft aangemaakt.
In het overzicht ziet u links het weeknummer en jaartal, in het midden een kalender met pijltjes om naar vorige en komende weken te gaan en rechts de data waarin de week valt die u nu ziet. Aan de linkerkant van de planning staan al uw medewerkers.
Bij elke medewerker staat er onder de naam Getal/Getal. Het eerste getal geeft aan hoeveel uur uw medewerker is ingepland die week en het tweede getal staat voor de contracturen van de medewerker.
In de planning kan er gefilterd worden op relatie, vestiging en afdeling, groepen, diploma's, vaardigheden, certificaten. U selecteert wat u wilt zien en enkel de diensten die op die relatie, vestiging of afdeling zijn ingepland, worden zichtbaar.
Door te klikken op ‘’Verberg medewerkers zonder dienst’’ worden de medewerkers verborgen die geen ingeplande diensten hebben in de geselecteerde week.
Via drie schermen wordt u begeleid in het aanmaken van een nieuwe dienst. Om te beginnen klikt u in het hoofdmenu onder ‘’Diensten’’ op ‘’Planning”. Daarna klikt u rechtsboven op de groene + om een dienst aan te maken.
Begin met het selecteren van de relatie, vestiging en afdeling waarvoor u één of meerdere diensten wilt inplannen. Indien u een dienst wilt inplannen zonder afdeling, klikt u bij het kiezen van de afdeling op ‘’Doorgaan zonder afdeling’’. Vanuit hier wordt u automatisch doorgestuurd naar het tweede scherm.
U begint met het aanmaken van de diensttijden die u wilt inplannen. Vul de begin- en eindtijd van de dienst in. Selecteer of de dienst een slaapdienst betreft en vul de tijden van de slaapuren in. Vul vervolgens de pauzetijd in die deze dienst bevat en kies het beroep dat van toepassing is voor deze dienst. U kunt er nu voor kiezen om deze dienst aan een datum of meerdere datums te koppelen of u kiest ervoor om nog een dienst aan te maken door te klikken op ‘’Extra dienst aanmaken’’.
Zodra u alle diensten heeft aangemaakt, klikt u op ‘’Doorgaan naar datums’’. Bij de datums selecteert u één voor één de datum waarop u één van uw aangemaakte diensten wilt inplannen. Bij het selecteren van een datum krijgt u alle diensttijden te zien die u heeft aangemaakt en selecteert u de diensttijd die u op de geselecteerde datum wilt inplannen. Zodra u een tijd heeft geselecteerd, zal de dienst in de rechterkolom verschijnen.
Zolang de ingeplande diensten binnen dezelfde week vallen, heeft u de mogelijkheid om de diensten wekelijks te herhalen. Zodra u selecteert dat u de diensten wilt herhalen, vult u een einddatum in tot wanneer de diensten wekelijks herhaald dienen te worden. Zodra u alle diensten heeft ingepland, klikt u op ‘’Naar laatste stap’’ om door te gaan.
Bij de laatste stap van het inplannen, kiest u of u de aangemaakte diensten wilt opslaan als openstaande diensten of direct wilt koppelen aan een medewerker.
Wanneer u de diensten opslaat als openstaande diensten, zullen alle aangemaakte diensten terechtkomen bij uw openstaande diensten en kunt u ze van daaruit inplannen en koppelen aan uw medewerkers.
Als u ervoor kiest om de aangemaakte diensten te koppelen aan een medewerker, selecteert u de medewerker waarin de diensten gekoppeld dienen te worden. Alle aangemaakte diensten zullen na het afronden automatisch bij die medewerker worden ingepland.
Zodra u uw keuze heeft gemaakt, ziet u aan de rechterkant staan wat u gaat inplannen. Klik op ‘’Akkoord’’ om de diensten op te slaan in uw rooster.
Door op een dienst te klikken, kunt u deze direct aanpassen en de wijzigingen opslaan. Verder kan de dienst worden verwijderd en kan hij worden ontkoppeld. Ontkoppelen houdt in dat de dienst wordt weggehaald bij de medewerker waarbij hij nu staat ingepland en terug gaat naar uw openstaande diensten. Zo kan de dienst worden gekoppeld aan een andere medewerker, zonder dat u hem hoeft te verwijderen.
Verder kunnen diensten eenvoudig worden verplaatst naar een andere medewerker ofandere dag door de dienst in het planningsoverzicht te verplaatsen door middel van slepen.
Om openstaande diensten te bekijken en in te plannen, volg je onderstaande stappen:
Er zijn twee icoontjes beschikbaar om openstaande diensten te bekijken: een horizontale balk en een verticale balk. Klik op het icoontje met de horizontale balk om openstaande diensten te tonen met aan de linkerkant om welke vestigingen dit gaat.
Volg onderstaande stappen om een openstaande dienst in te plannen:
Om openstaande diensten te slepen, volg je onderstaande stappen:
Je kunt openstaande diensten filteren op basis van bepaalde criteria, zoals relatie, locatie, afdeling. Dit helpt bij het vinden van de juiste openstaande dienst voor een medewerker.
De Publiceren Module biedt u de mogelijkheid om diensten te publiceren, zodat medewerkers ze kunnen zien in hun agenda. Er zijn twee manieren om diensten te publiceren: Automatisch Publiceren en Handmatig Publiceren.
U kunt de instellingen van de Publiceren Module op elk moment aanpassen. Volg hiervoor onderstaande stappen:
Bij Automatisch Publiceren worden diensten automatisch gepubliceerd zodra ze worden gepland of wanneer een medewerker een openstaande dienst accepteert. Hierdoor worden de diensten direct zichtbaar voor alle medewerkers.
Bij Handmatig Publiceren kunt u diensten eerst als concept opslaan voordat ze zichtbaar worden voor medewerkers. Hierdoor heeft u de mogelijkheid om diensten te controleren en aanpassingen te maken voordat ze worden gepubliceerd.
Volg onderstaande stappen om diensten handmatig te publiceren:
Na het publiceren ontvangen medewerkers een pushnotificatie op hun apparaat. Hierdoor worden ze op de hoogte gesteld van de gepubliceerde diensten. Medewerkers kunnen vervolgens de diensten in hun app bekijken.
De Planningstool in TaskTime ondersteunt twee modi: 'Regular' en 'Projects'. U kunt tussen deze modi schakelen om de juiste weergave voor uw taken te kiezen.
In de 'Projects' modus kunt u projectnamen en gerelateerde informatie bekijken.
Gebruik de kalenderweergave om te bepalen op welke dagen diensten aangemaakt kunnen worden.
Voeg eenvoudig nieuwe projectdiensten toe aan uw planning.
In deze sectie kunt u professionals toewijzen aan specifieke projectdiensten.
Beheer uw projecten en diensten met diverse interactieve functies.
Om de planning te sluiten, klikt u rechtsboven op ‘’Home’’.
We hopen dat deze handleiding je helpt bij het gebruik van de plannning module in TaskTime. Neem contact op met de klantenservice als je nog vragen hebt of hulp nodig hebt bij het gebruik van de module.